世界檔案之最（1）

⊙世界上現存最大的一份紙草檔案。公元前1164年，埃及法老拉美西斯四世制成特大型紙草文件，文件記載其父拉美斯三世在位期間的功績(jì)和善行，現存倫敦不列顛博物館。

世界檔案之最（2）

⊙世界上創(chuàng )刊最早的檔案專(zhuān)業(yè)刊物。1876年，德國《檔案雜志》創(chuàng )刊，該刊由巴伐利亞州檔案局出版，年刊，德文，主要刊登檔案學(xué)論文和檔案匯集介紹。

檔案的稱(chēng)謂

在我國古代，檔案在各個(gè)朝代有著(zhù)不同的稱(chēng)謂。商代稱(chēng)為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱(chēng)作“典籍”，漢魏以后謂之“文書(shū)”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書(shū)”，清代以后多用“檔案”，今統一稱(chēng)為“檔案”。

檔案館工作的八個(gè)環(huán)節，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、編目與檢索、編研、提供利用、統計。

檔案館庫房“十防”指什么？

 “十防”泛指對檔案實(shí)體可能造成損毀的所有自然的、人為的因素，是庫房管理的重要內容?！稒n案館工作通則》在第十二條中規定:檔案庫房必須堅固適用，并應具有抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強光等設施。此外，還要有防低溫、防霉、防有害氣體、防污染等設施。各地根據氣候、地質(zhì)等實(shí)際情況，具體所指可能有側重。

為什么規定檔案庫區內應比庫區外地面高出15mm?

這是為了防止庫區外因管道漏水等產(chǎn)生的明水直接流入庫區內。另外地面高差為15mm時(shí)，檔案小推車(chē)也能比較容易順利通行。為應對萬(wàn)一有明水入庫等情況，還需在庫內設置密閉式泄水孔和泄水管道向外排水，以確保庫內安全。

怎樣防止有害氣體和灰塵對檔案的破壞？（1）

有害氣體和灰塵都會(huì )對檔案制成材料產(chǎn)生破壞作用，如增加紙張的酸度，降低紙張強度，污損檔案、傳播霉菌，同時(shí)還引起檔案頁(yè)面摩擦，使耐酸性較差的字跡（如復寫(xiě)紙等）發(fā)生不同程度的褪色。

正確選擇檔案庫房的地址是預防有害氣體與灰塵的經(jīng)濟而有效的辦法。檔案庫房的地址應選擇在不產(chǎn)生大量有害氣體的地區，而且應處于這些區域的上風(fēng)。不要把庫址選在工業(yè)區、大居民點(diǎn)或繁華的街道上。

庫房存放可采取相對密封的辦法或相對多層密封的辦法，如檔案柜、檔案箱、檔案盒等，以減少有害氣體特別是灰塵對檔案的破壞。

檔案庫房周?chē)缬锌盏匾M(jìn)行綠化，以起到吸收有害氣體和滯塵作用。

4.使用空調裝置過(guò)濾灰塵與有害氣體一般能收到較好的效果。如果庫房采用機械通風(fēng)，也可在通風(fēng)口采取簡(jiǎn)單的凈化與過(guò)濾的措施。過(guò)濾可用金屬網(wǎng)絡(luò )浸油過(guò)濾器。對有害氣體的凈化需要用活性炭過(guò)濾器。

5.庫房應選用質(zhì)地堅硬、光滑且易清洗的材料作圍護結構的面層，以防建筑內表面起塵。

6.檔案材料入庫前應進(jìn)行除塵處理，進(jìn)入庫房的工作人員應換工作服和拖鞋。

此外，經(jīng)常做好庫房清潔衛生工作，也能有效降低庫內的含塵量。

“蘭臺”由來(lái)

漢代宮內藏書(shū)之處，以御史中丞掌之，后世因稱(chēng)御史臺為“蘭臺”。東漢時(shí)班固曾為“蘭臺令史”，受詔撰史，故后世亦稱(chēng)史官為蘭臺。又唐中宗曾改“秘書(shū)省”為蘭臺。

經(jīng)過(guò)兩千多年的演變，現在，“蘭臺”一詞已成為用來(lái)泛指檔案保管機構和檔案工作的代名詞，檔案工作者也就被稱(chēng)為“蘭臺人”。我國各朝代中央保管檔案的機構是：周為天府，漢為蘭臺、東觀(guān)、石渠，唐為史館，宋為架閣庫，元為架閣庫，明為皇史（成）、后湖黃冊庫、內閣大庫、大本唐、古今通集庫，清為內閣大庫。

蘭臺現已成為檔案的代名詞。檔案新聞叫蘭臺動(dòng)態(tài)，檔案領(lǐng)域有本雜志叫《蘭臺世界》。

何謂“全宗”

機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織或著(zhù)名人物在社會(huì )活動(dòng)中形成的檔案的有機整體，一個(gè)立檔單位在其全部活動(dòng)中形成的檔案即是一個(gè)全宗，是檔案館檔案的第一層分類(lèi)、管理單位。

何謂“檔號”

檔號是檔案實(shí)體編號的總稱(chēng)，包括全宗號、類(lèi)別號、目錄號、案卷號、件號、頁(yè)號。

何謂“案卷”

案卷是機關(guān)工作中形成的大量文件在辦理完畢后要加以系統的整理，整理的最終結果把零散的單份文件組合在一起，形成一個(gè)個(gè)文件數量不等的集合體，這些文件的集合體就叫做案卷。這種把零散文件組合成案卷的工作就是文書(shū)立卷工作。

何謂“歸檔”

歸檔是指各機關(guān)單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件材料處理完畢后，不得由承辦單位或個(gè)人分散保存，必須由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理立卷，定期移交給機關(guān)單位檔案室保存。在我國，"歸檔"已成為黨和國家明文規定的一項制度。在正常情況下，機關(guān)單位檔案室的收集工作主要是指機關(guān)內文件材料的歸檔。

何謂“立卷”

立卷是指文件處理部門(mén)或者人員將辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文件材料，根據其固有的聯(lián)系及形成的規律，組成案卷的過(guò)程。

全宗卷、全宗介紹

全宗卷是指在管理一個(gè)立檔單位全宗過(guò)程中形成的，記錄和反映有關(guān)全宗及其檔案管理歷史情況的文件材料所組成的專(zhuān)門(mén)案卷。全宗介紹又稱(chēng)全宗指南，是介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書(shū)。

檔案立卷的一般流程和原則

檔案立卷程序包括擬（修訂）立卷類(lèi)目、歸類(lèi)和組卷、確定案卷的保管期限、擬寫(xiě)案卷標題、案卷的編目與編號、填寫(xiě)與裝訂、歸檔等七個(gè)工作流程。立卷的基本原則應遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。

檔案向檔案館移交的時(shí)限規定

機關(guān)檔案部門(mén)向地、市級以上（含地、市級）檔案館移交自形成之日起滿(mǎn)二十年的文書(shū)檔案，向地、市級以下檔案館移交自形成之日起滿(mǎn)十年的文書(shū)檔案；科技檔案、各種專(zhuān)門(mén)檔案的移交可參照上述移交時(shí)間，也可適當提前移交。撤銷(xiāo)機關(guān)的檔案應及時(shí)移交。

公民或組織涉及檔案方面的違法行為有哪些？

《檔案法》規定的違法行為共有八項：（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）擅自出賣(mài)或者轉讓檔案的；（五）倒賣(mài)檔案牟利或者將檔案賣(mài)給、贈送給外國人的；（六）不按規定歸檔或者不按期移交檔案的；（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

機關(guān)檔案收集工作的要求

（1）確保檔案的齊全和完整。所謂檔案的齊全，就是指機關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的所有檔案都全部歸檔，所謂檔案的完整是指歸檔的每一份檔案都完好無(wú)缺。

（2）符合規范和標準。機關(guān)檔案收集工作中要堅持機關(guān)檔案的標準化和規范化。國家檔案局制定了《機關(guān)檔案工作條例》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設規范》、《檔案保管期限表》、《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等一系列有關(guān)檔案工作的規范和標準，這些都是機關(guān)檔案管理所要執行的。

（3）保證及時(shí)和安全。檔案是機關(guān)單位的一種資產(chǎn)、財富，是社會(huì )的寶貴的信息資源和國家檔案全宗不可分割的組成部分。因此，任何單位和個(gè)人都應按規定及時(shí)歸檔，確保機關(guān)單位和國家檔案全宗的完整。

歸檔文件的整理原則是什么？

    （1）遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系；（2）區分不同價(jià)值；（3）便于保管和利用。

檔案室

檔案室是機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位統一管理本單位檔案的內部機構，主要為本單位工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)。同時(shí)，檔案室又是國家檔案事業(yè)組織體系基層組織，是檔案館工作的基礎。檔案室的上述雙重性質(zhì)，支配著(zhù)檔案室的整個(gè)工作活動(dòng)。

檔案室的基本任務(wù)

（1）對機關(guān)和各部門(mén)形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行指導和監督。（2）集中統一管理機關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用，為機關(guān)各項工作服務(wù)。（3）在統一領(lǐng)導、分級管理的原則下，各專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)或所屬單位和對本專(zhuān)業(yè)的檔案工作進(jìn)行監督和指導。（4）按規定向檔案館移交應該進(jìn)館的檔案。（5）辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

檔案接收、征集、整理

檔案接收是指檔案機構或檔案管理人員按照國家規定接收所管轄范圍內形成的檔案與資料。檔案征集是指檔案機構根據檔案行政管理部門(mén)的委托或授權，為公共利益的需要，依照法律規定的條件，對集體或個(gè)人所有的檔案實(shí)行“代為保管”、“收購”或者“征購”、“捐贈”。檔案整理是指檔案館（室）對檔案進(jìn)行分類(lèi)、排列、編目和編號的一項具體檔案管理工作，包括檔案分類(lèi)方案的擬訂、案卷的歸類(lèi)排列、編目和編號。

檔案鑒定、統計、保管

檔案鑒定是指檔案館（室）和檔案管理人員按照一定的原則、規定和方法，判定檔案的價(jià)值，審定檔案的保管期限，處理剔除而不再保存檔案的一項具體檔案管理業(yè)務(wù)工作，是檔案管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節。檔案統計就是運用統計學(xué)原理，以表冊、指標數字等形式揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況及其發(fā)展規律的一項檔案業(yè)務(wù)工作。檔案保管是指采用專(zhuān)門(mén)的技術(shù)手段和科學(xué)的管理措施，維護檔案的完整與安全，延長(cháng)檔案壽命的一項重要的檔案管理業(yè)務(wù)工作。

檔案編研、著(zhù)錄

檔案編研是以館（室）藏檔案為主要依托，以滿(mǎn)足社會(huì )利用檔案為主要目的，在研究檔案內容的基礎上，編寫(xiě)印發(fā)或出版參考資料和文件匯編等檔案史料的工作，是主動(dòng)開(kāi)發(fā)利用檔案的一種重要方式。檔案著(zhù)錄是對檔案內容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。也就是根據一定的著(zhù)錄規則，將檔案文件的內容和形式特征記錄下來(lái)，構成著(zhù)錄條目的工作。

檔案盒放置備考表的作用

備考表是用以對卷（盒）內歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明，無(wú)論在歸檔文件整理階段，還是在檔案保管階段，都需要有備考表來(lái)填寫(xiě)這些內容。此外，備考表還設有整理人、檢查人和日期等項目，這些項目起到明確整理工作責任，強化監督的作用，對每盒歸檔文件來(lái)說(shuō)都是必不可少的。

《歸檔文件整理規則》

《歸檔文件整理規則》就是在立卷改革過(guò)程中，將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化過(guò)程的整理規則?！稓w檔文件整理規則》實(shí)際上淡化了文件立卷的概念，強化了文件的分類(lèi)原則，把抽象的保管單位和具體的保管單位分離，在“件”的層次相合，改變了過(guò)去在“卷”的層次相合。換一種說(shuō)法就是《歸檔文件整理規則》將檔案的最基本保管單位由過(guò)去的“卷（盒、冊、袋）”確定為“件”。

檔案裝訂小知識

（1）“三孔一線(xiàn)”裝訂法。此裝訂方式主要用于頁(yè)次較多的檔案材料，是檔案傳統的裝訂方法。裝訂固定效果好，但對檔案本身產(chǎn)生一定的破壞性。 

（2）“二孔一線(xiàn)”裝訂法。此裝訂法主要用于財會(huì )檔案的裝訂與教學(xué)試卷檔案等的裝訂。優(yōu)點(diǎn)是裝訂固定效果好，缺點(diǎn)是操作較專(zhuān)業(yè)化，較麻煩，對檔案實(shí)體破壞性較大。

（3）塑鋁回形針在左上角別夾。對歸檔案文件沒(méi)有損壞，但裝訂固定效果差。

（4）膠水（糨糊）粘貼法。此方式主要用于頁(yè)次較少的檔案材料的裝訂，缺點(diǎn)是不耐高溫，對保管環(huán)境要求較高，對適宜檔案保管需要的膠水和糨糊難以正確辨認。

（5）縫紉機扎邊法。此法主要用于頁(yè)次較少的檔案材料。其缺點(diǎn)是對檔案的破壞性太大，對縫紉技術(shù)要求較高，利用不便。

（6）不銹鋼針裝訂法。操作方便快捷，但不利于檔案高溫條件下的微波消毒。

（7）真空塑封法。需要專(zhuān)用設備，且不便利用。適用于已經(jīng)數字化后的檔案保存。

檔案的價(jià)值和作用

檔案作為一種歷史記錄，它記述了人們改造客觀(guān)世界和主觀(guān)世界的特定的實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程，具有大量的原始的具體材料。因此它具有廣泛的社會(huì )作用。檔案的具體作用主要表現在：（1）它是機關(guān)單位工作查考的憑據；（2）是政治斗爭的必要手段；（3）是科學(xué)研究的可靠資料；（4）是宣傳教育的生動(dòng)教材等。從檔案諸多作用的性質(zhì)來(lái)說(shuō)，概況起來(lái)就是兩個(gè)作用：一是憑證作用，二是參考作用或叫情報作用。

防治檔案害蟲(chóng)的主要方法

  （1）震落法；（2）涂刷法；（3）熏蒸法；（4）噴霧殺蟲(chóng)法；（5）低溫冷凍殺蟲(chóng)法和氣調殺蟲(chóng)法；（6）放置驅、殺沖劑法；

檔案霉菌的防治

■檔案霉菌的預防措施：（1）控制庫房相對濕度；（2）搞好檔案及其庫房的衛生防疫工作；（3）在檔案庫房及箱柜內放置適宜的防霧劑；
    ■檔案霉菌的除治：（1）用甲醛溶液（福爾馬林）消毒；（2）用環(huán)氧乙烷真空熏蒸消毒；（3）用氣相防霧劑消毒。

檔案利用實(shí)例編寫(xiě)的七個(gè)要素

   （1）能準確揭示實(shí)例內容的標題；（2）利用檔案的單位名稱(chēng)或個(gè)人姓名；（3）利用檔案的時(shí)間數量；（4）利用檔案的內容和成分；（5）提供檔案的機構名稱(chēng)；（6）利用檔案的目的；（7）利用檔案產(chǎn)生的效益。

檔案工作的“三納入”、“四同步”

檔案工作的“三納入”是指將本單位的檔案工作納入單位工作的計劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責范圍。“四同步”是指本單位在布置、檢查、總結、驗收各項工作的過(guò)程中，同時(shí)布置、檢查、總結、驗收檔案工作。